Juli 2025

ESfEQA GmbH
Siemensstraße 38 – 69123 Heidelberg

Allgemeine Teilnahmebedingungen für ESfEQA EQA-Ringversuche

  1. Teilnahme

Die Teilnahme an ESfEQA externen Qualitätsbewertungsprogrammen (EQA) steht allen offen, die Laboruntersuchungen in eigener Praxis oder in einem medizinisch geführten Labor durchführen. Es gelten die folgenden Teilnahmebedingungen.

  1. Zustimmung zu den Teilnahmebedingungen

Mit der Registrierung bei der ESfEQA GmbH erklärt sich der Teilnehmer mit diesen allgemeinen Teilnahmebedingungen einverstanden.

  1. Vergabe von Leistungen

Einzelne Bestandteile der EQA-Programme (z. B. Vorprüfung der Werte, Verpackung und Versand) können an Subunternehmer vergeben werden. ESfEQA ist für deren Arbeit verantwortlich.

  1. ESfEQA-Katalog

Das ESfEQA-Portfolio der EQA-Programme sowie die in den einzelnen Programmen enthaltenen Analyte sind im ESfEQA-Katalog beschrieben. Je nach Verfügbarkeit der Proben und Anzahl der Teilnehmer behält sich ESfEQA vor, nicht das gesamte Spektrum der Analyte in jedem EQA-Ringversuch oder jeder Probe anzubieten.

  1. Zeitplan

Der im ESfEQA-Katalog veröffentlichte Zeitplan enthält Fristen für Bestellung und Ergebnisabgabe sowie die Testzeiträume. Nach Ablauf der Bestellfrist liegt die Annahme verspäteter Bestellungen im Ermessen von ESfEQA. Ergebnisse müssen elektronisch oder über ein Eingabeformular spätestens zum Abgabetermin übermittelt werden. Alle Fristen beziehen sich auf die Zeitzone des Geschäftssitzes in Heidelberg, Deutschland (GMT+1).

  1. Stornierung von EQA-Ringversuchen

ESfEQA behält sich das Recht vor, Ringversuche zu verschieben oder zu stornieren. Teilnehmer werden vor dem ursprünglichen Versandtermin informiert. Ein Ersatztermin wird zeitnah angestrebt.

  1. Registrierung

Für die Teilnahme ist eine Registrierung erforderlich (online oder per E-Mail an surveys@esfeqa.eu
). Benötigte Angaben: Laborname, Organisation/Klinik, Teilnehmername, Anzahl der Analysegeräte, E-Mail-Adresse.

  1. Bestellung von Proben

Der Vertrieb erfolgt in der Regel über internationale Distributoren. Falls kein Distributor verfügbar ist, erfolgt der Verkauf direkt durch ESfEQA. Bestellungen erfolgen in der Regel für ein Kalenderjahr.

  1. Homogenität und Stabilität

Die EQA-Proben werden hinsichtlich Homogenität und Stabilität geprüft und bewertet.

  1. Kennzeichnung der EQA-Proben

Die Probenkennung folgt dem Format: Programm_Jahr_Studie_Probe (z. B. CM4_2025_01_a). Gleiche Bezeichnungen bedeuten nicht zwingend identische Proben.

  1. Versand

Der Versand erfolgt per Post oder Paketdienst. Aufgrund gesetzlicher Einschränkungen oder Stabilität können bestimmte Programme in einzelne Länder nicht versendet werden.

  1. Gebrauchsanweisung

Für jede Studie stehen IFUs auf der Website zur Verfügung. Diese enthalten Hinweise zur Probenvorbereitung und Stabilität.

  1. Verwendung der EQA-Proben

Proben sind wie Patientenproben zu behandeln und dürfen nur für EQA-Zwecke verwendet werden.

  1. Übermittlung der Ergebnisse

Ergebnisse werden über TEQA oder ein Ergebnisformular übermittelt. Methoden, Geräte und Reagenzien müssen angegeben werden. Ergebnisse sind vertraulich bis zur Berichterstattung zu behandeln.

  1. Anzahl der Ergebnisse

Bis zu 3 Ergebnisse pro Probe und Analyten können eingereicht werden, sofern sie mit unterschiedlichen Geräten gemessen wurden.

  1. Korrektur von Ergebnissen

Korrekturen sind bis zur Frist über TEQA möglich.

  1. Auswertung

Zielwerte basieren in der Regel auf robusten statistischen Methoden gemäß ISO 13528. Qualitative Proben werden zuvor validiert. Die Bewertung erfolgt ggf. nach Methodengruppen (M-, I-, R-Gruppen).

  1. Berichte

Berichte werden elektronisch innerhalb von 10 Tagen (monatlich) bzw. 3 Wochen (quartalsweise/halbjährlich) bereitgestellt.

  1. Gebühren

Gebühren werden durch regionale Distributoren festgelegt.

  1. Zertifikate

Teilnehmer erhalten Teilnahme- und Leistungszertifikate über TEQA.

  1. Verlust oder Beschädigung

Bei Verlust oder Schaden ist ESfEQA zu informieren. Ersatzlieferung erfolgt nach Möglichkeit ohne Anerkennung eines Anspruchs.

  1. Beschwerden und Einsprüche

Innerhalb von 4 Wochen nach Bericht möglich.

  1. Gewährleistung

Haftung nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

  1. Vertraulichkeit

Daten werden vertraulich behandelt und nur im Rahmen der Qualitätssicherung verwendet.

ESfEQA GmbH
Siemensstraße 38
69123 Heidelberg
Deutschland

Telefon: +49 (0)6221 4166-700
Fax: +49 (0)6221 4166-790
E-Mail: info@esfeqa.eu

www.esfeqa.eu